質問を受け、わからなくても「確認します」とすぐ返事をしよう。
おつかれさま。今日はどんな一日だった？
取引先から質問や確認依頼をされた時、キミがすぐに答えられないものもあると思う。その時はキミも社内の誰かに確認してから回答をしなければならない。
電話で依頼を受ければ、その電話で「確認します」というと思う。
ではメールで依頼された時はどうだろうか？
「確認します」という受諾の連絡を、キミはどのタイミングで入れるだろうか？
「確認します」の受諾連絡を、後回しにしない
この時、人間の心理としては、「確認します」という受諾の連絡を後回しにしたがる。
その分、回答も早めにしなくてはいけないのではないか、という焦りだ。
大事なのは、「受諾の連絡から回答までの時間が短いこと」だと思ってしまう。
その結果、する行動としては、
・受諾の連絡をできるだけ遅くする
・受諾の連絡をせずに、回答を確認できてから連絡する
となってしまう。
結論をいうと、これは弱効果だ。
一番重要なことは、「確認します」という受諾の連絡を、すぐに入れることだ。
レストランで料理が遅い時、気になるのは「注文が通っているかどうか」だ。
依頼側は、「自分の依頼が相手に伝わっているかどうか」が一番気になる。
レストランで注文した料理がなかなか来ない時、「注文が通っているかどうか」が一番気になるのと同じ原理だ。
ちゃんと注文が通っていることがわかれば、
出てくるのが遅いのは、
・そもそも時間がかかる料理か、
・お客様が多いから時間がかかっているか、
どちらにせよ、事情があって遅れているのだと納得できる。
これは、仕事における注文でも同じだ。
受諾の連絡が早ければ、回答が遅くても時間がかかるものと納得できる。
受諾の連絡が早く、回答の時間が遅ければ、それは回答の確認に時間がかかるものだと相手も納得できる。
依頼主は、自分の依頼を相手が理解できたこと、相手が取り掛かっていることがわかれば、ひとまずは安心する。
回答に時間がかかることは、キミ以外の人も巻き込んでいるからしょうがないことだ。
しかし、受諾の連絡はキミ一人でできることである。
相手をイライラさせるのは、注文が通ったのか、作り始めてるのか否か、だ。
だから、注文が通っていること、確認を始める旨の連絡だけは早めにしよう。
これが遅くて相手をイライラさせたら、キミは誰のせいにもできない。
だから、受諾の連絡の早さだけは、誰にも負けないようにしよう。
さあ、新しい一日が始まる。キミは何をする？
