仕事論

わかりやすい議事録の作り方

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わかりやすい議事録の作り方

おつかれさま。今日はどんな日だった?

キミは打ち合わせの議事録を書いたことがあるかな?

書いたことあるなら、けっこう苦手意識を持っているのではないか?

議事録も、ビジネスコミュニケーションの一つで「聞いた内容を正しく人に伝える」という役割を持っている。

正しく内容を理解し、打ち合わせに出ておらず内容を知らない人に正しく伝える。ビジネスのラインティングスキルの最たるものが議事録と言っても過言ではない。

「議事録を見れば、その人がデキる人かそうじゃないかがわかる」という人もいる。

それほど議事録には、
・打ち合わせ理解力
・ビジネスライティング力(編集力)
・段取り力
の全てが問われることになる。

議事録を見て、その内容がダメダメだった場合、「この人はちゃんと理解できてないんじゃないか」「人の伝える能力が悪い」と思われてしまうだろう。

そこで、わかりやすい議事録の作り方を教えよう。

その打ち合わせに参加していない人が読んで、内容を理解できるように書く

わかりやすい議事録を作成する上で一番重要なことは、その打ち合わせに出ていない人(たとえばキミの上司や他部署の人)が議事録だけ見ても、打ち合わせの内容をすべて理解できるようにすることを

【POINT①】まずは、打ち合わせ時の話は全部書ききる。

打ち合わせの時には、とにかくその場で話されている内容を聞き逃さず、モレなくメモをしよう。

話される内容はすべてメモを取りつつ、後で述べるが、できれば「何を決めなければいけないのか」「何が決まったことなのか」は意識して打ち合わせを聞くようにしよう。

【POINT②】同じ話題はグルーピングする

また、実際の打ち合わせで出る話題は、話題A→話題B→話題C→話題A→話題D、のように、話題が言ったり来たりすることが多い。

この場合、時系列でメモを記録すると、上記の話題Aのように話が重複して出てくるところがある。

【POINT③】主語が入っているかチェックする

また必ず主語を入れるようにしよう。

たとえば「備品を発注することが決まった」と記載があっても、「誰が」発注するのかによってだいぶ事情が変わってくる。

議事録に限らず、ビジネス上のコミュニケーションで会話を省く人が多くいる。それでは正しい情報共有はできない。

ビジネスライティングは、「情報を正しく伝える」というビジネスコミュニケーションがそのまま試されることになる。

【POINT④】体言止めを使う

あとは細かいテクニック的な話になるけど、「A案で合意した」よりも、「A案で合意」のように体言止めを使った文章を使うと、文章が短くなって行数を減らせたり、文体がシャープになって客観性が増すから使ってみてほしい。

実際は数文字しか短縮できないかもしれないけど、体言止めに修正するために編集を加えていくことによって、他の部分でも必要のない言い回しが気になってきたりして、全体的に内容をシャープにできるようになる。

【POINT⑤】書き終わったら、短く編集できないか確認する

各テーマごとに書き終わったら、全体を再度見直してみて、短く編集できないか確認しよう。

それだけ多くの話が出たなら、議事録自体が長くなってしまうことはしょうがいない。

ただ、同じ情報量ならば、多い文字量と少ない文字量では、少ない文字量の方が格段にわかりやすい。

【POINT⑥】「決まったこと」と「次のアクション」を明記する

議事録で一番大切なことは、「決まったこと」と「次のアクション」を明記することだ。

打ち合わせに出ていない人が知りたい最低条件は、この2つだ。

最悪、この2つ以外はなくても困りはしないと言ってもいいくらいだ。

「決まったこと」は、元々の議題はどのように落ち着いたのか、「次のアクション」は、「誰が」「何を」「いつまで」するのか、を明記しよう。それを決めることが、打ち合わせの目的なのだから。

【POINT⑦】その日のうちに展開する

その打ち合わせで決まった内容を元に、それぞれのメンバーは仕事を進めていくことになるから、展開は早ければ早いほうがよい。

また、その場で決まったことを前提に進んでいくので、次の打ち合わせで「前回の打ち合わせでどう決まったんだっけ?」みたいな話が出てきたときに議事録が回ってなかったら遅すぎる。

また、忙しいほど、毎日たくさんの打ち合わせに出ているので、議事録が数日後に回ってきても、「今更…」という雰囲気で、仕事の遅さが露呈することになってしまう。

議事録を作り終わったら、できればその日のうちに展開しよう。

以上、わかりやすい議事録を作る上でのポイントをまとめてみた。

多少時間がかかってもいいから、議事録は丁寧にわかりやすく作ろう。

議事録は、それだけが独り歩きすることがよくある。

まったく知らない部署の人が見る可能性もある。その人が見ても、「この議事録はわかりやすい」と思ってもらえることを目指して議事録を作ろう。

さあ、新しい一日が始まる。キミは何をする?

ABOUT ME
ぶんぶん
慶應大学商学部卒。大手広告代理店に所属。 学生時代に対面コミュニケーションを学ぶため、家庭教師の訪問販売の仕事にチャレンジし、売上ゼロから1年間で全国1位の売上を記録。 大学卒業後、大手広告代理店に入社。 グローバルIT企業、食品メーカー、家電メーカー、大手教育会社、メガバンク、のCM制作などマーケティング施策を担当。 自身の仕事の挫折経験とそれを乗り越えた経験から、20代を中心に次世代を代表する人材を育てるための「ブログWING」をスタート。

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