仕事論

「何を言っているかわからない」と言われてしまうキミへ。【ビジネスコミュニケーションのすべて】

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「何を言っているかわからない」と言われてしまうキミへ。
【ビジネスコミュニケーションのすべて】

おつかれさま。今日はどんな一日だった?

「何を言っているかわからない」って言われると凹むよね。
人に話しかけるのさえ怖くなってしまうよね。

でも、すべての仕事は「段取り」と「コミュニケーション」の2つだけで成り立ってると言ってもいいほど、コミュニケーションは避けては通れないものなんだ。

避けて通れないことはキミも薄々気づいているとは思う。

そこで、今日は「これだけ覚えておけば大丈夫」と言い切れるポイントを紹介する。本当にこれだけ覚え、使いこなせるようになれば大丈夫だ。

そんなビジネスコミュニケーションにおける、伝え方で重要なすべてを本日伝授しようと思う。

キミの話がわかりにくい理由。
〜わかりにくい理由は3つしかない〜

実は話がわかりにくい理由は、分けると以下の3種類しかない。
だからこの3つを避けるだけで話は圧倒的にわかりやすくなる。
自分が誰かに伝えるときに、この3つのどれかに当てはまってないか、常に確認するようにしよう。

わかりにくい理由①:
話が長すぎて、ポイントがわからない。

「話が長い」と言われたことはないかな?
話が長ければ長いほど、ピントが定まらず、どこが重要な部分なのかわからなくなる。
話が長くなる理由は、キミの頭の中に出てきた言葉をすべて口に出してしまうからだ。
これは「相手がどうすればわかりやすいか」を考えていない、想像力の欠如から来るものだ。

わかりにくい理由②:
事実と主観がごっちゃになっている

2つ目の理由がこれだ。
「ちゃんと事実を伝えていない」
事実というのは、誰が見ても100%決まりきっていて、それ以外の解釈のしようがないことだ。
たとえば数字の「1」は誰が見ても「1」だ。

たとえば、このコロナで騒いでいるご時世にある飲食店が潰れたとする。
この「潰れた」という所までは事実だ。
それを「コロナが原因で潰れた」は事実だろうか?
もしかすると、店長が別の理由で亡くなって、仕方なく潰したのかもしれない。

こんな憶測を交えた内容が日々の報連相のコミュニケーションの中ではやり取りがされてしまっている。

100%の事実でない話を事実として間違って伝わると、間違った情報が伝わってしまう。それによって意思決定の精度がかなりブレてしますことになるんだ。

わかりにくい理由③:
主語がなく、文法として不完全な話をしている

「書類を明日中に仕上げるように言われたのでやりました」と報告しても、相手は「それは誰が指示したのか?」と疑問に思うだろう。

キミは伝える内容が頭の中で映像化できているから、それを言葉にしようとする。

ただし、伝える相手側の人間がその情報を知らない場合、キミの頭の中の登場人物を全て出してその映像を細かく説明しないと、同じ映像を共有できない。

ただ、冗長に語るのも、またわかりにくい理由になってしまう。

だから相手に情報を伝えるときは、「誰が」「誰に」「何を言ったのか/何をしたのか」という最低限の要素を伝えないと、情報が正しく伝わらない可能性がある。

キミの話がわかりにくくなる理由はこの3つだ。
そして、このわかりにくさを解消するための伝え方のコツを伝授しよう。

話をわかりやすくするコツ
〜コツは6つしかない〜

このコツも全部で6つしかない。
これが全てだ。これさえ覚えて、日々使いこなせるようになれば、「何を言っているかわからない」なんてことは絶対に言われなくなる。

まず、上にあげた、「わかりにくい理由①:話が長すぎて、ポイントがわからない」を解消するための処方箋として、以下のコツ①〜③をマスターしよう。

ビジネスコミュニケーションのコツ①
「結論から言うと〜」を癖にする。

話しながら「結論は何?」と言われたことはないだろうか?
相手が一番聞きたいのは、結論なんだ。
頭の中をダラダラしゃべるのは、相手の時間を奪う泥棒行為だ。

忙しい相手の時間を奪わないためにも、結論を先に、端的にいうようにしよう。
結論を一番最初に伝え、その後にその結論を補足する理由や背景を話してけばいいんだ。

ビジネスコミュニケーションのコツ②
「理由は2つ(or3つ)あります」を癖にする

「結論から言うと〜」と合わせ、「理由は2つあります」もクセにしよう。
結論を話した場合、その結論に至った理由や背景を説明することにより、相手はその話に納得し、理解できるようになる。

ピラミッドやトーナメント戦の図のように、一つの結論を2つの理由が支えているようなイメージだ。
このように、「2つある」「3つある」と並べて考えるようになると、物事を構造的に捉えて把握し、伝えることができるようになる

ビジネスコミュニケーションのコツ③
一言でいうと〜」を癖にする

これは「結論から言うと〜」に近いけど、相手に一発で内容を伝えるためのことばだ。話のすべてを理解した上での要約力が必要になる。

いろいろ話はわかったけど、一言でいうとどういうことなのか、
要点だけ理解したい相手に伝えるためには、キミが伝えたい内容は「結局どういうことなのか」を一言(秒数でいうと5秒くらい)で伝えられるように、要点を把握していないといけない。

以上が、「わかりにくい理由①:話が長すぎて、ポイントがわからない」についての処方箋だ。
つづいて、「わかりにくい理由②:事実と主観がごっちゃになっているの処方箋として、以下のコツ④、⑤を紹介しよう。

ビジネスコミュニケーションのコツ④
事実と主観を分けて話、を癖にする。

事実は誰がみても動かしようのない、既に起きている事実だ。
それに対して「主観」は事実ではない、ただのキミの憶測だ。

受け手が、キミが伝えた主観を「事実」として受け取ってしまうと、情報が間違って伝わってしまう。

だから伝えるときは、
(まず事実を伝え、)「ここまでが事実です」
「で、ここからが僕の推測なのですが、」といって、キミの推測・主観を伝えよう。

やっかいなのは、伝える本人が、事実と主観の違いを気づいていないのが多いことだ。これはもう、常に意識して徐々に事実と主観を切り分けられるようにしていこう。

ビジネスコミュニケーションのコツ⑤
「共有」と「相談」を分けるのを癖にする

これは、上の事実と主観を分ける、の報連相バージョンと思ってほしい。

キミが上司に何かを相談したい場合、そもそもの状況を共有し、状況を上司に理解してもらった上で、キミがどうすべきかの相談をすることが重要になる。

なので、まずは上司に状況を共有してもらうための共有で事実を共有し、
その上でキミがどうすればよいか、の相談をするんだ。

事実/主観を分ける伝え方と同じ用に、
(まず共有事項を伝え、)「ここまでが共有です」
「で、ここからがどうすべきかの相談なのですが、」といって、共有段階と相談段階で分けるようにしよう。

ビジネスコミュニケーションのコツ⑥
「誰が」「誰に」言ったのか、主語を明らかにする

関係者が二人以上いる場合、その状況を伝えるためには、
「誰が」「誰に」「何をしたのか/言ったのか」の3点がないと、聞き手は全く頭の中でイメージができない。

それはキミが知っている情報と、伝える相手である上司などが持っている予備知識が違うからだ。

そう、英語でいうところの
「誰が(=S)」「誰に(=O)」「何をしたのか/言ったのか(=V)」の3点がないと情報として不足しているんだ。

皆「何をしたのか/言ったのか(=V)」は必ず言うが、「誰が(=S)」「誰に(=O)」のどちからが抜けたコミュニケーションをしている人は本当に多い。

いつでも、「誰が」「誰に」が抜けたコミュニケーションにならないかを心がけて話すようにしよう。

まだコミュニケーションに慣れてない人は、ぜひこの6つのコツをメモして、いつでもこの6つを意識しながら話すようにしてほしい。

もちろん、コレ以外にも伝え方のテクニックは山程あるんだけど、それはプラスアルファの応用テクニックであって、「何を言っているかわからない」のを解消するという「情報を正しく伝える」ことを目的とした場合はこの6つですべてだ。

本当にこれ以上もこれ以下もないくらい全てを伝えたと思う。

これでもまだ「何言っているかわからない」と言われてしまうってことは、この6つをおろそかにしてるってことだ。
これ以外に原因はないのだから。

たった6つだ。この6つを完璧にしたらキミは社会という海を自由に泳いでいけるようになることを、僕が保証する。

さあ、新しい一日が始まる。キミは何をする?

ABOUT ME
ぶんぶん
慶應大学商学部卒。大手広告代理店に所属。 学生時代に対面コミュニケーションを学ぶため、家庭教師の訪問販売の仕事にチャレンジし、売上ゼロから1年間で全国1位の売上を記録。 大学卒業後、大手広告代理店に入社。 グローバルIT企業、食品メーカー、家電メーカー、大手教育会社、メガバンク、のCM制作などマーケティング施策を担当。 自身の仕事の挫折経験とそれを乗り越えた経験から、20代を中心に次世代を代表する人材を育てるための「ブログWING」をスタート。

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